A/A

Nye systemer og programmer

Det arbeides nå med å slå sammen og bygge opp nye digitale systemer og programmer til bruk i den nye kommunen.

Alt arbeid med digitale systemer og programmer er organisert under delprosjekt digitalisering, ledet av delprosjektleder Sonja Svardal sammen med Janne Margrethe Heddeland og Møyfrid Kårstad (DDV).
Arbeidet videreføres av digitaliseringsavdelingen i den nye kommunen. Avdelingen skal bistå med prosessene (planlegging, gjennomføring og synliggjøring gevinster), og lederne ute får ansvar for å realisere gevinstene (økt kvalitet, redusert kostnad, lavere bemanning, betjene flere osv).

På et overordnet nivå jobbes det blant annet med å få på plass en ny digital infrastruktur for hele den nye kommunen. Nye e-postadresser til alle ansatte skal på plass, det jobbes med oppsett av ulike fil-områder, Skype, sentralbord mm.

Oppvekst:

Sammenslåing av IST, Feide og It`s learning
IST i de tre kommunene slås sammen.
Det bygges nye sider i It`s learning.
Nye Feide-identer skal på plass.
Prosjektkoordinator: Joakim Sødal.
Tas i bruk: Skolene slås sammen til skolestart i 2020, mens barnehager og SFO slås sammen 01.01.2020.

Helsestasjonprogram – HSPRO
HSPRO fra Visma er valgt som leverandør. 
Prosjektkoordinator: Ingvild Rosseland
Tas i bruk: Høsten 2019

Velferd:

Nytt EPJ - Gercia
Gercia fra Tieto er valg som leverandør av nytt fagsystem for helse og omsorg. Innføringen av Gerica vil berøre de ansatte innen helse og omsorg i forskjellig grad. Systemet brukes i dag i Mandal, men ansatte her vil få en ny versjon installert. Ansatte i Lindesnes og Marnardal vil få et helt nytt system å forholde seg til.
Prosjektkoordinator: Marianne Holmesland.
Tas i bruk: Systemet skal være innført i løpet av året i de 3 kommunene, deretter slås det sammen til et system når vi blir ny kommune. Ny versjon blir tatt i bruk i Mandal før sommerferien, og i 4 kvartal i Lindesnes og Marnardal. Opplæring vil bli gitt til alle som skal ta systemet i bruk.

Sammenslåing av Visma-systemer (flyktning, velferd, voksenopplæring)
Prosjektkoordinator: Janne Margrethe Heddeland.
Tas i bruk: Disse programmene bruker alle 3 kommunene fra før, men det bygges stort sett nye baser som tas i bruk 1.1.2020.

Digisos
Det vil bli mulig å søke sosialhjelp digitalt på nett fra 2020.

 

Samfunnsutvikling:

Sammenslåing av geodata
Kart, matrikkel og geodata fra de tre kommunene slås sammen
Prosjektkoordinator: Håkon Heddeland.

Kommunale avgifter og eiendomsskatt – Kom Tek
Ansatte har gjennomført opplæring.
Prosjektkoordinator: Lisbeth Berthelsen.
Tas i bruk: Kommunale avgifter og vannmåleravlesing faktureres i det nye systemet fra høsten 2019.

eByggesak
Ebyggesak forenkler saksbehandlingen i byggesaker.
Ikke påbegynt. Arbeid starter opp etter 01.01.2020.

Felles systemer og programmer:

UBW (Agresso) sammenslåing
Agresso i de tre kommunene slås sammen.
Prosjektkoordinator: Ellen B. Walvik
Tas i bruk: 01.01.2020.

Rekruttering - Webcruiter
Webcruiter er valgt som nytt rekrutteringssystem. Administratorer og superbrukere er kurset og systemet klargjøres til bruk.
Prosjektkoordinator: Lise G. Røyland
Tas i bruk: 01.01.2020

Virksomshetsstyring - Framsikt
Framsikt er et verktøy for utarbeidelse av budsjett, virksomhetsplaner og rapportering.
Systemet brukes når administrasjonen rapporterer til kommunestyret og enhetene rapporterer til rådmannen, og er et hjelpeverktøy for ledere som her kan se status for sine enheter, oversikt over ansatte, fravær osv.
Prosjektkoordinator: Vilhelm Lunde Holme
Tas i bruk: 01.01.2020

Timeregistrering/turnus-system
Nytt turnus/timesystem gjelder for alle ansatte og skal erstatte alle manuelle timelister. Visma er valgt som leverandør.
Prosjektkoordinator: Janne Heddeland.
Opplæring i oktober til første pulje.
Tas i bruk: Helse og omsorg pluss barnehagene er de første som tar systemet i bruk fra januar 2020. Øvrige enheter tar nytt system i bruk i løpet av våren 2020.

Kvalitetsstystem – Compilo
Rutiner, reglementer og prosedyrer skal inn i systemet. Melding om avvik registreres her.
Prosjektkoordinator: Tutti Ericsson.
Tas i bruk: 01.01.2020

eSignatur
Elektronisk signatur av avtaler m.m.

Ny hjemmeside/intern kommunikasjon
Custom Publish er valgt som leverandør. Oppbygging av ny nettside og opplæring av web redaktørene starter i august.
Det legges opp til at vi får Min Side, der innbyggerne kan se opplysninger om fakturaer, eiendommen sin, barnehageplass mm.
Arbeid med plattform for internkommunikasjon er i startfasen.
Prosjektkoordinator: Malin Helen Jørgensen
Tas i bruk: Ny nettside lanseres 01.01.2020.

Nytt sak- og arkivsystem
Public 360 er et nytt og enklere saksbehandlingssystem som bygges opp og tilpasses nye Lindesnes nå.
Prosjektkoordinator: Karina Hillesund Larsen
Tas i bruk: Utvalgsmodulen tas i bruk når nytt kommunestyre er på plass høsten 2019. Saksbehandlere får opplæring i november/desember, og nytt system tas i bruk 01.01.2020.
Saker til nytt kommunestyre skrives i Ephorte ut året, og overføres Public 360 av utvalgssekretærene.

Arkiv – Documaster
Prosjektkoordinator: Jorunn Tryland
Tas i bruk: 01.01.2020

Fremdriftsplan for nye digitale systemer og programmer:

Fremdriftsplan digitalisering

Nye Lindesnes

Besøksadresse:

Mandal kommune, rådhuset
Ytre Sandgate 25a

Postadresse:

Nye Lindesnes c/o Mandal kommune
postboks 905
4509 Mandal

Epost:

Kontakt oss

Prosjektleder
Leder av fellesnemnda
Tillitsvalgte

Spørsmål eller innspill?

Har du spørsmål eller innspill til kommunesammenslåingen?
Da vil vi gjerne høre fra deg.

Send oss en e-post